Posts Tagged ‘serwis księgowości online’
Czym nazywamy fakturę ekologiczną? Chodzi w tym momencie oczywiście o fakturę, którą otrzymujemy bądź wystawiamy drogą elektroniczną bez drukowania jej na dzięki czemu oszczędza się papier. Oprócz tego e-faktury mają wiele innych zalet. Jednak czy możemy legalnie stosować elektroniczne fakturowanie? Dzięki ostatnim zmianom w prawie stało się to możliwe pod warunkiem spełnienia paru wymagań. Aby w ogóle rozpocząć przekazywanie komuś faktur drogą elektroniczną musimy najpierw zapytać się go o zgodę, przy czym zgoda ta może zostać udzielona drogą elektroniczną oraz może zostać cofnięta. Po uzyskaniu zgody musimy zadbać o odpowiednie archiwizowanie faktur zgodnie z wymogami prawa. Muszą one być przechowywane w niezmienionej formie oraz w sposób umożliwiający ich weryfikację w razie ewentualnej kontroli organów podatkowych. Trzeba zadbać również o możliwość ich segregacji wg konkretnych okresów. Jak długo należy przechowywać takie faktury? Termin przedawnienia jest taki sam jak w przypadku tradycyjnej (papierowej) formy dokumentacji.
Uwaga, warto nadmienić, że obecnie nie jest wymagane uwierzytelnianie przesyłanych drogą elektroniczną faktur za pomocą elektronicznego podpisu, tak jak miało to miejsce jeszcze niedawno. Ponadto nie jest wymagane umieszczanie na nich oznaczeń oryginału i kopii oraz nie jest konieczne uiszczanie podpisu na takiej fakturze.
Podsumowując: ostatnie zmiany w prawie zrównały ważność faktur tradycyjnych (papierowych) jak i elektronicznych.
Powszechne zdziwienie wzbudziła informacja, która została przedstawiona przez resort finansów dotyczącą otrzymywania e-faktur. Otóż Ministerstwo Finansów poinformowało, że przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na otrzymywanie elektronicznej wersji faktury zwanej także ekofakturą (ze względu na fakt oszczędzania papieru) nie będą mieli prawa do uzyskania ulgi podatkowej, która przysługuje w przypadku wykorzystywania normalnej papierowej faktury.
Jednakże w 2011 roku Ministerstwo Finansów zmieniło zdanie w związku ze zmianą prawa- dostosowywaniem go do e-faktur. Dzięki temu osoby, które dysponują jedynie elektronicznymi formami faktur za internet również będą mogli odliczyć wydatki na ten koszt od podatku. Należy nadmienić, że dzięki tej uldze możemy zyskać do 760 zł (faktyczna kwota różni się ze względu na działalność jaką prowadzi dana osoba itp.).
Musimy jednak pamiętać, że również w tym wypadku należy spełnić pewne wymagania aby uzyskać możliwość skorzystania z tego odliczenia- chodzi tutaj o użytkowanie internetu w miejscu zamieszkania oraz udokumentowanie tego faktu odpowiednimi fakturami. Natomiast jeśli chodzi o przedsiębiorców, którzy przy rozliczaniu korzystają z opcji podatku liniowego bądź stosują ryczałt w rozliczaniu się z podatku dochodowego to muszą oni przedstawić odpowiednią fakturę papierową lub zabezpieczoną podpisem elektronicznym- przy czym wymaganie e-podpisu jest to pewna niekonsekwencja ze strony Ministerstwa Finansów zwłaszcza, że teoretycznie nie jest on już wymagany przy otrzymywaniu e-faktur.
Zanim zdecydujemy się na wybór któregoś z serwisów oferujących usługi rachunkowości online (zakładając że taki sposób prowadzenia księgowości wybraliśmy w naszym przedsiębiorstwie) warto zapoznać się z ofertą tych serwisów , która różni się nie tylko ceną ale i oferowanymi funkcjami. Ceny wirtualnej księgowości wahają się od 30 do 80 zł miesięcznie więc jest to duża różnica w porównaniu do prowadzenia księgowości czy też samej podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez wyspecjalizowane biuro czy też osobę z odpowiednim wykształceniem (oraz taką, która uzyskała stosowne uprawnienia- pamiętajmy, że biegli rewidenci oraz doradcy podatkowi posiadają takie uprawnienia). Jakie zatem opcje oferują nam strony z księgowością? Możemy wybrać pomiędzy jedynie wystawianiem faktur (taka opcja jest zwykle bezpłatna), prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów i wieloma innym łącznie z wysyłaniem odpowiednich druków do właściwych urzędów skarbowych (co ciekawe system sam znajduje taki urząd na podstawie wprowadzonego adres siedziby). Aby poznać dokładnie system, z którego chcemy skorzystać warto jest wybrać opcję darmowego poznania aplikacji- czyli testowania części opcji bądź krótkiego okresu ważności konta, które założymy na serwisie rachunkowości online. Taki okres testowy powinien dać pewien pogląd na dany serwis.
Warto pamiętać, że fakturowanie online ma to do siebie, że należy zadbać o wystawione faktury tzn. jeśli korzystamy z opcji darmowego wydrukowania faktury sporządźmy kopie dokumentu tak aby móc go odłożyć w naszej dokumentacji (jeśli korzystamy z serwisu bez zakładania konta- w większości systemów jest to automatyczne).