Posts Tagged ‘aplikacja zdalna’
Czym nazywamy fakturę ekologiczną? Chodzi w tym momencie oczywiście o fakturę, którą otrzymujemy bądź wystawiamy drogą elektroniczną bez drukowania jej na dzięki czemu oszczędza się papier. Oprócz tego e-faktury mają wiele innych zalet. Jednak czy możemy legalnie stosować elektroniczne fakturowanie? Dzięki ostatnim zmianom w prawie stało się to możliwe pod warunkiem spełnienia paru wymagań. Aby w ogóle rozpocząć przekazywanie komuś faktur drogą elektroniczną musimy najpierw zapytać się go o zgodę, przy czym zgoda ta może zostać udzielona drogą elektroniczną oraz może zostać cofnięta. Po uzyskaniu zgody musimy zadbać o odpowiednie archiwizowanie faktur zgodnie z wymogami prawa. Muszą one być przechowywane w niezmienionej formie oraz w sposób umożliwiający ich weryfikację w razie ewentualnej kontroli organów podatkowych. Trzeba zadbać również o możliwość ich segregacji wg konkretnych okresów. Jak długo należy przechowywać takie faktury? Termin przedawnienia jest taki sam jak w przypadku tradycyjnej (papierowej) formy dokumentacji.
Uwaga, warto nadmienić, że obecnie nie jest wymagane uwierzytelnianie przesyłanych drogą elektroniczną faktur za pomocą elektronicznego podpisu, tak jak miało to miejsce jeszcze niedawno. Ponadto nie jest wymagane umieszczanie na nich oznaczeń oryginału i kopii oraz nie jest konieczne uiszczanie podpisu na takiej fakturze.
Podsumowując: ostatnie zmiany w prawie zrównały ważność faktur tradycyjnych (papierowych) jak i elektronicznych.
Zanim zdecydujemy się na wybór któregoś z serwisów oferujących usługi rachunkowości online (zakładając że taki sposób prowadzenia księgowości wybraliśmy w naszym przedsiębiorstwie) warto zapoznać się z ofertą tych serwisów , która różni się nie tylko ceną ale i oferowanymi funkcjami. Ceny wirtualnej księgowości wahają się od 30 do 80 zł miesięcznie więc jest to duża różnica w porównaniu do prowadzenia księgowości czy też samej podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez wyspecjalizowane biuro czy też osobę z odpowiednim wykształceniem (oraz taką, która uzyskała stosowne uprawnienia- pamiętajmy, że biegli rewidenci oraz doradcy podatkowi posiadają takie uprawnienia). Jakie zatem opcje oferują nam strony z księgowością? Możemy wybrać pomiędzy jedynie wystawianiem faktur (taka opcja jest zwykle bezpłatna), prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów i wieloma innym łącznie z wysyłaniem odpowiednich druków do właściwych urzędów skarbowych (co ciekawe system sam znajduje taki urząd na podstawie wprowadzonego adres siedziby). Aby poznać dokładnie system, z którego chcemy skorzystać warto jest wybrać opcję darmowego poznania aplikacji- czyli testowania części opcji bądź krótkiego okresu ważności konta, które założymy na serwisie rachunkowości online. Taki okres testowy powinien dać pewien pogląd na dany serwis.
Warto pamiętać, że fakturowanie online ma to do siebie, że należy zadbać o wystawione faktury tzn. jeśli korzystamy z opcji darmowego wydrukowania faktury sporządźmy kopie dokumentu tak aby móc go odłożyć w naszej dokumentacji (jeśli korzystamy z serwisu bez zakładania konta- w większości systemów jest to automatyczne).
W sytuacji gdy stajemy przed wyborem w jaki sposób przechowywać fakturę, którą otrzymamy w wersji papierowej zdania są podzielone. Teoretycznie można skanować otrzymane tradycyjne faktury i przechowywać je w formie elektronicznej – takie przynajmniej zdanie ma Najwyższy Sąd Administracyjny. Niestety organy podatkowe mają odmienne zdanie na ten temat- w zależności od urzędu skarbowego pod który polegamy możemy otrzymywać różne informacje na ten temat. Teoretycznie nie istnieje zapis, który nakazywałby nam przechowywanie faktur papierowych w niezmienionej formie zatem jeśli brak jest regulacji prawnej to przechowywanie elektroniczne nie jest zabronione. W tej chwili przedsiębiorcy radzą sobie w taki sposób, że oprócz zeskanowanej kopii danej faktury przechowują również oryginalną fakturę ponieważ brak jest informacji, który ze sposobów przechowywania jest właściwy. I jest to prawdopodobnie najlepsza możliwa na dzisiaj droga żaden przedsiębiorca nie będzie ryzykował wyrzucania tradycyjnych faktur na rzecz ich zeskanowanych kiedy te mogą zostać zakwestionowane przez organ kontrolujący. Niestety pomimo udogodnień wprowadzanych do administracji oraz teoretycznym ograniczeniom biurokracji często urzędnicy nie akceptują nowych rozwiązań i nie idą z duchem czasu- dlatego potrzebna jest w tym temacie jednolita regulacja prawna. Do tego czasu radzę przechowywać papierowe oryginały faktur- w razie ewentualnej kontroli lepiej mieć wszystko czarno na białym.
W przedsiębiorstwie istnieje wiele dziedzin, którymi można a nawet trzeba zarządzać w sposób zorganizowany. Chociaż to dział księgowości może zwykle pochwalić się dobrym oprogramowaniem komputerowym do zarządzania danymi to również w innych polach firmy wdrożenie kompleksowego systemu może przynieść jedynie profity. Powiedzmy w firmie zajmującej się produkcją części niesamowicie usprawnia pracę system nadzorujący produkcję (w zakresie czasu wyprodukowania danego detalu, wpisania go na listę wykonanych elementów, odjęcia go z listy detali do wykonania- zastosowań jest wiele)- działa to na zasadzie:
1. Zapotrzebowanie na materiał – osoba odpowiedzialna wpisuje zapotrzebowanie do systemu
2. Automatycznie wysyłane są zamówienia do wcześniej określonych kontrahentów zdolnych dostarczyć dany materiał.
3. Osoba nadzorująca znając termin dostarczenia materiału przygotowuje zasoby ludzkie oraz maszyny
4. Materiał po dostarczeniu jest od razu przeistaczany w konkretne detale.
5. Dzięki nadzorowi każdego elementu osoba nadzorująca wie kiedy i ile detali będzie wykonane i może przygotowywać na tej samej zasadzie następne etapy produkcji aż do wyjścia danych produktów z firmy.
Zastosowanie w naszym przedsiębiorstwie systemu zarządzania relacji z klientami również daje olbrzymie efekty- zwłaszcza widoczne jeśli ilość naszych klientów przekracza możliwości ludzkie do zapamiętania ważnych danych ich dotyczących. Zresztą zarządzanie relacji z klientami jest ważne nawet w mniejszych firmach.
Oprócz oczywistych zalet takiego oprogramowania daje ono również poczucie stabilności i pewności naszych działań.
Wybór oprogramowania dla księgowej wiąże się również z wyborem systemu przepływu dokumentów w naszej firmie. Dostępne są różne rozwiązania, mniej lub bardziej kompleksowe. Te pokrywający szerszy zakres czynności często mogą przynieść naszemu przedsiębiorstwu duże korzyści pomimo swojej dużej ceny. Program do rachunkowości może bowiem być częścią systemu, który stworzymy w naszej firmie bądź który z powodzeniem wdrożymy (w wypadku gotowych rozwiązań). Jeśli chodzi o wybór samej aplikacji wspomagającej księgowanie to powinnyśmy zwrócić uwagę na możliwość rozszerzenia danego oprogramowania. Przy czym nie chodzi tu o moduły, aktualizacje itp. lecz o możliwość współpracy programu z systemem zarządzania firmą. Niezwykle optymalnym wyjściem jest stworzenie w naszym przedsiębiorstwie systemu, który będzie automatyzował wiele istotnych spraw. W zasadzie każdy dział w naszej firmie musiałby być podłączony do takiego systemu ale dział księgowy oraz przede wszystkim baza danych programu księgowego będzie dostarczała potrzebnych danych do funkcjonowanie tej platformy. Mowa tu o danych kontrahentów, kontaktowaniu się z nimi, sprawdzania wpłat, uruchamiania produkcji po określonym wcześniej zdarzeniu. Taki system to marzenie wielu firm- jeśli chcemy wdrożyć taką platformę w naszym przedsiębiorstwie musimy się przygotować na wydatki oraz problemy. Niestety nie będzie to proste. Za to jeśli osiągniemy cel otrzymamy firmę, która w połowie prowadzi się sama.
Niezależnie od tego czy zdecydujemy się na oprogramowanie księgowe w wersji online czy też offline warto zastanowić się jakich funkcji będziemy potrzebować w naszej firmie- i na tej podstawie dokonać wyboru. Jasne jest bowiem, że programy te dzielą się nie tylko wg ceny czy też producenta ale przede wszystkim wg udostępnianych klientowi końcowemu możliwości. Jeśli już wiemy jakie dokumenty są niezbędne w prowadzeniu księgowości w naszym przedsiębiorstwie to możemy przystąpić do analizy. Czy program oferuje funkcje, które są niezbędne w naszej firmie? Jeśli tak przechodzi dalej, jeśli oferuje te funkcje ale za pomocą dodatkowych modułów to przechodzi warunkowo a jeśli nie to oczywiście odpada. Następnie weźmy pod uwagę jaką ma opinię ten program? Czy jest stabilny i polecany przez inne firmy? Jeśli nie mamy odpowiednio wyszkolonego pracownika (i nie tylko wtedy) to powinniśmy się kierować również użytecznością danej aplikacji- czy jest łatwa w użyciu i czy ma intuicyjny interfejs? Następnie sprawdźmy czy producent często wypuszcza aktualizacje do swego oprogramowania. Przy czym weźmy pod uwagę, że jeśli są to aktualizacje naprawiające błędy a nie po prostu dostosowujące program do zmian w prawie to może to oznaczać, że aplikacja jest niestabilna i posiada wiele błędów, które nie muszą ale mogą blokować pracę działu księgowości. Ostatecznie musimy dokonać decyzji sugerując się zarówno jakością produktu jak i jego ceną- miejmy jednak większe znaczenie dla jakości, gdyż tańszy na początku produkt o gorszej jakości może nas wiele kosztować w przyszłości.
Jeżeli w naszym przedsiębiorstwie podjęliśmy decyzję co do wybrania oprogramowania używanego do fakturowania to decyzję tę powinniśmy odpowiednio przeanalizować. Czym sugerowaliśmy się wybierając dany program? Mam nadzieję, że jedynym kryterium nie była cena? Warto zwrócić uwagę na pewne funkcje, które udostępnia dane oprogramowanie- podstawowymi funkcjami są wystawianie faktur oraz sposób ich odkładania w systemie. Pamiętajmy, że jeżeli chcemy prowadzić fakturowanie elektronicznej i te dokumenty księgowe archiwizować jedynie w formie elektronicznej to muszą one być przechowywane w odpowiedniej formie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Zatem dobrze jeżeli nasze oprogramowanie posiada automatyczną funkcję archiwizowania wystawionych faktur oraz ich segregowania. Oprócz tego im więcej automatyzacji tym lepiej- nasze dane powinny automatycznie być wpisywane w fakturę, dane klienta po wybraniu ich z bazy, do której wcześniej je dodaliśmy a produkty powinny być wybierane z katalogu, który wcześniej uzupełniliśmy przy czym musi on być również w jakiś sposób segregowany aby możliwe było odnalezienie się w gąszczu produktów- zwłaszcza jeśli nasza działalność to sklep, w którym mamy mnóstwo różnorodnego towaru.
Przydatna bywa opcja eksportu bazy danych z programu do uniwersalnej formy np. pliku Excel. Przydatne jest to zwłaszcza wtedy gdy chcemy zmienić program na inny, który lepiej wypełni nasze zapotrzebowanie. Jeśli nie będzie opcji eksportu to jesteśmy prawdopodobnie skazani na stary program chyba, że rozpoczniemy księgowanie od nowa a stare dokumenty uznamy za archiwum.
Czym różnią się rozwiązania offline od rozwiązań online? Jest to oznaczenie decydujące o tym czy z taką aplikacją pracuje się poprzez internet (online) czy też jest ona dostępna lokalnie na naszym komputerze (offline). Jeśli nie możesz się zdecydować w jaki sposób chcesz prowadzić dokumentację w swojej firmie to dokonaj analizy tych dwóch sposobów. Jeśli aplikacja będzie instalowana na Twoim komputerze ma to jedną spora zaletę- program będzie dostępny zawsze, nawet jeśli nie będziesz miał dostępu do internetu. Jednakże jeżeli będziesz chciał go zaktualizować (co zdarza się często w programach księgowych bo i prawo często się zmienia) albo wysłać dokument to i tak będzie trzeba skorzystać z internetu, ma to więc znaczenie jedynie w wypadkach gdy dostawca sieci nie spełnia swoich zadań. W przypadku aplikacji online dostęp masz do niej z każdego miejsca na ziemi gdzie znajdziesz średniej jakości komputer podłączony do internetu. Aktualizacje są zwykle przeprowadzane bez Twojego udziału, automatycznie i nawet ich nie zauważasz (chyba, że program powiadamia Cię, że jest dostępna aktualizacja). Możesz też wystawić określony dokument nawet zdalnie u klienta- nie musisz jeździć z fakturami, które mogą ulec zmianie po analizie czynności wykonanych u danego klienta. Nawet jeśli chodzi o bezpieczeństwo naszych danych to aplikacje online wypadają lepiej- nawet jeśli zdarzy się pożar w serwerowni naszego serwisu rachunkowego to i tak pewnie uda się odtworzyć bazy danych z kopii zapasowych- a w firmie wystarczy awaria dysku twardego i jesteśmy bez danych na parę dni.