Archive for the ‘zasady’ Category

Czym nazywamy fakturę ekologiczną? Chodzi w tym momencie oczywiście o fakturę, którą otrzymujemy bądź wystawiamy drogą elektroniczną bez drukowania jej na dzięki czemu oszczędza się papier. Oprócz tego e-faktury mają wiele innych zalet. Jednak czy możemy legalnie stosować elektroniczne fakturowanie? Dzięki ostatnim zmianom w prawie stało się to możliwe pod warunkiem spełnienia paru wymagań. Aby w ogóle rozpocząć przekazywanie komuś faktur drogą elektroniczną musimy najpierw zapytać się go o zgodę, przy czym zgoda ta może zostać udzielona drogą elektroniczną oraz może zostać cofnięta. Po uzyskaniu zgody musimy zadbać o odpowiednie archiwizowanie faktur zgodnie z wymogami prawa. Muszą one być przechowywane w niezmienionej formie oraz w sposób umożliwiający ich weryfikację w razie ewentualnej kontroli organów podatkowych. Trzeba zadbać również o możliwość ich segregacji wg konkretnych okresów. Jak długo należy przechowywać takie faktury? Termin przedawnienia jest taki sam jak w przypadku tradycyjnej (papierowej) formy dokumentacji.
Uwaga, warto nadmienić, że obecnie nie jest wymagane uwierzytelnianie przesyłanych drogą elektroniczną faktur za pomocą elektronicznego podpisu, tak jak miało to miejsce jeszcze niedawno. Ponadto nie jest wymagane umieszczanie na nich oznaczeń oryginału i kopii oraz nie jest konieczne uiszczanie podpisu na takiej fakturze.
Podsumowując: ostatnie zmiany w prawie zrównały ważność faktur tradycyjnych (papierowych) jak i elektronicznych.

Powszechne zdziwienie wzbudziła informacja, która została przedstawiona przez resort finansów dotyczącą otrzymywania e-faktur. Otóż Ministerstwo Finansów poinformowało, że przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na otrzymywanie elektronicznej wersji faktury zwanej także ekofakturą (ze względu na fakt oszczędzania papieru) nie będą mieli prawa do uzyskania ulgi podatkowej, która przysługuje w przypadku wykorzystywania normalnej papierowej faktury.
Jednakże w 2011 roku Ministerstwo Finansów zmieniło zdanie w związku ze zmianą prawa- dostosowywaniem go do e-faktur. Dzięki temu osoby, które dysponują jedynie elektronicznymi formami faktur za internet również będą mogli odliczyć wydatki na ten koszt od podatku. Należy nadmienić, że dzięki tej uldze możemy zyskać do 760 zł (faktyczna kwota różni się ze względu na działalność jaką prowadzi dana osoba itp.).
Musimy jednak pamiętać, że również w tym wypadku należy spełnić pewne wymagania aby uzyskać możliwość skorzystania z tego odliczenia- chodzi tutaj o użytkowanie internetu w miejscu zamieszkania oraz udokumentowanie tego faktu odpowiednimi fakturami. Natomiast jeśli chodzi o przedsiębiorców, którzy przy rozliczaniu korzystają z opcji podatku liniowego bądź stosują ryczałt w rozliczaniu się z podatku dochodowego to muszą oni przedstawić odpowiednią fakturę papierową lub zabezpieczoną podpisem elektronicznym- przy czym wymaganie e-podpisu jest to pewna niekonsekwencja ze strony Ministerstwa Finansów zwłaszcza, że teoretycznie nie jest on już wymagany przy otrzymywaniu e-faktur.

W sytuacji gdy stajemy przed wyborem w jaki sposób przechowywać fakturę, którą otrzymamy w wersji papierowej zdania są podzielone. Teoretycznie można skanować otrzymane tradycyjne faktury i przechowywać je w formie elektronicznej – takie przynajmniej zdanie ma Najwyższy Sąd Administracyjny. Niestety organy podatkowe mają odmienne zdanie na ten temat- w zależności od urzędu skarbowego pod który polegamy możemy otrzymywać różne informacje na ten temat. Teoretycznie nie istnieje zapis, który nakazywałby nam przechowywanie faktur papierowych w niezmienionej formie zatem jeśli brak jest regulacji prawnej to przechowywanie elektroniczne nie jest zabronione. W tej chwili przedsiębiorcy radzą sobie w taki sposób, że oprócz zeskanowanej kopii danej faktury przechowują również oryginalną fakturę ponieważ brak jest informacji, który ze sposobów przechowywania jest właściwy. I jest to prawdopodobnie najlepsza możliwa na dzisiaj droga żaden przedsiębiorca nie będzie ryzykował wyrzucania tradycyjnych faktur na rzecz ich zeskanowanych kiedy te mogą zostać zakwestionowane przez organ kontrolujący. Niestety pomimo udogodnień wprowadzanych do administracji oraz teoretycznym ograniczeniom biurokracji często urzędnicy nie akceptują nowych rozwiązań i nie idą z duchem czasu- dlatego potrzebna jest w tym temacie jednolita regulacja prawna. Do tego czasu radzę przechowywać papierowe oryginały faktur- w razie ewentualnej kontroli lepiej mieć wszystko czarno na białym.

Podczas kontroli podatkowej w naszym przedsiębiorstwie posiadamy pewne prawa i obowiązku (przy czym nie ma znaczenia czy jest to kontrola tradycyjnej dokumentacji papierowej czy też elektronicznej). Jednym z naszych podstawowych obowiązków jest udostępnianie dokumentacji, o którą poprosi urzędnik. Jednakże może zdarzyć się sytuacji, że tej dokumentacji nie będziemy mogli udostępnić (z różnych powodów)- jakie grożą nam wtedy konsekwencje? Musimy pamiętać, że nie udostępnienie żądanych dokumentów uznawane jest za utrudnianie lub udaremnianie wykonywanie czynności służbowych urzędnika dokonującego kontroli i w efekcie stanowi czyn zabroniony i karalny. Pamiętajmy również, że jeśli umyślnie zniszczymy, uszkodzimy lub w jakiś sposób ukryjemy taki dokument przed organem kontrolującym to również wypełnia to znamiona czynu zabronionego. Karą za taki czyn może być kara grzywny wynosząca do 720 stawek dziennych i jest on uznawany za przestępstwo skarbowe. Może być również, jeśli zostaną spełnione pewne warunki, uznany za wykroczenie skarbowe, za który grozi odpowiednio mniejsza kara. Nadmienić należy również, że odpowiedzialność karna grozi nam wtedy gdy udostępnienie wymaganej dokumentacji nie doszło do skutku z powodu naszego umyślnego zachowania. Nieszczęśliwe zdarzenia i wypadki losowe stanowią okoliczność łagodzącą i w takich wypadkach nie ponosimy odpowiedzialność za zdarzenie (takie wypadki muszą być jednak odpowiednio udowodnione).

Jeśli w swoim przedsiębiorstwie zdecydowałeś się na prowadzenie elektronicznej księgowości to prawdopodobnie dużo oszczędzasz i jesteś zadowolony z takiego obrotu sprawy. Jednakże co zrobić gdy podczas prowadzonej kontroli organ kontrolujący zażąda od ciebie udostępnienia dokumentacji, którą prowadzisz elektronicznie? Wezwanie takie powinno zostać dostarczone w formie pisemnej gdzie będzie oznaczone o jakie dokumenty dokładnie chodzi, w jakiej formie mają zostać udostępnione oraz kiedy. Gdy dojdzie do właściwej czynności pobierania danych musi zostać sporządzany protokół- stroną zobowiązana do sporządzenia protokołu jest organ kontrolujący. Jeśli nasze dokumenty przechowujemy w formie określonej wytycznymi dotyczącymi przechowywanie dokumentów elektronicznych np. faktur to nie powinno być problemu z przekazaniem i odpowiednim udostępnieniem danych. Również jeśli chodzi o nasze prawa względem kontroli oraz obowiązki to sprawa wygląda tak samo jak w przypadku kontroli tradycyjnej.
Co daje taki sposób kontroli urzędowi? Otóż możliwości autoryzacji i weryfikacji danego pliku są bardzo rozległe a dodatkowo można takich danych pobrać więcej, szybciej i bez wysiłku w porównaniu do papierowej kontroli. Dzięki udogodnieniom, które daje nam nowoczesna technika kontrola w naszym przedsiębiorstwie może być przeprowadzona szybciej i sprawniej z korzyścią zarówno dla przedsiębiorcy jak i dla organu kontrolującego co sprawia, że kontrola nie jest już tak uciążliwa jak kiedyś.

Czym różnią się rozwiązania offline od rozwiązań online? Jest to oznaczenie decydujące o tym czy z taką aplikacją pracuje się poprzez internet (online) czy też jest ona dostępna lokalnie na naszym komputerze (offline). Jeśli nie możesz się zdecydować w jaki sposób chcesz prowadzić dokumentację w swojej firmie to dokonaj analizy tych dwóch sposobów. Jeśli aplikacja będzie instalowana na Twoim komputerze ma to jedną spora zaletę- program będzie dostępny zawsze, nawet jeśli nie będziesz miał dostępu do internetu. Jednakże jeżeli będziesz chciał go zaktualizować (co zdarza się często w programach księgowych bo i prawo często się zmienia) albo wysłać dokument to i tak będzie trzeba skorzystać z internetu, ma to więc znaczenie jedynie w wypadkach gdy dostawca sieci nie spełnia swoich zadań. W przypadku aplikacji online dostęp masz do niej z każdego miejsca na ziemi gdzie znajdziesz średniej jakości komputer podłączony do internetu. Aktualizacje są zwykle przeprowadzane bez Twojego udziału, automatycznie i nawet ich nie zauważasz (chyba, że program powiadamia Cię, że jest dostępna aktualizacja). Możesz też wystawić określony dokument nawet zdalnie u klienta- nie musisz jeździć z fakturami, które mogą ulec zmianie po analizie czynności wykonanych u danego klienta. Nawet jeśli chodzi o bezpieczeństwo naszych danych to aplikacje online wypadają lepiej- nawet jeśli zdarzy się pożar w serwerowni naszego serwisu rachunkowego to i tak pewnie uda się odtworzyć bazy danych z kopii zapasowych- a w firmie wystarczy awaria dysku twardego i jesteśmy bez danych na parę dni.

Według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za datę powstania przychodu uważana jest dzień, w którym zostaje wystawiona faktura nawet jeśli odpowiedniej faktura nie została sporządzona to i tak termin liczy się od dnia, w którym powinna ona zostać wystawiona. Przy czym te terminy mają zastosowanie do tych podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów i ewidencjonują przychody z datą wystawienia faktury oraz są podatnikami niekorzystającymi ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. Jest to o tyle dobre rozwiązanie, że możemy ewidencjonować przychody z wystawieniem faktury a nie jak było wcześniej- w dniu wykonania usługi lub sprzedaży towaru.
Na podstawie jakich dokumentów możemy zewidencjonować przychód? Są to oczywiście faktury i zestawienia faktur z całego dnia, dowody wewnętrzne (jest to sposób ewidencjonowania przychodu  limitowany do pewnych zdarzeń i czynności), raportów z kasy fiskalnej i miesięcznego zestawienia takich raportów oraz ewidencji sprzedaży. Należy zwrócić uwagę, że odpowiednich zapisów powinniśmy dokonywać raz na dzień po zakończeniu pracy a nie później niż otwarcie dnia pracy dnia następnego.
Ewidencjonowanie obrotu przy pomocy kas fiskalnych wygląda podobnie w sposób opisany w odrębnych przepisach prawa- dobowe raporty z kasy muszą być skorygowane o wartości zwrotów (a te powinny również wynikać z prowadzonej niezależnie ewidencji). Zapisy takie mogą być wykonywane raz w miesiącu na koniec każdego miesiąca przy wykorzystaniu zestawień raportów dobowych.

Pomimo dostępnych szablonów oraz przykładów czasami można mieć wątpliwość co powinno znajdować się na wystawianej przez nas fakturze- w takim wypadku należy odnieść się do przepisów VAT, które choć nie precyzują na sztywno szablonu faktury to jednak opisują jaka treść musi znaleźć się na takim dokumencie podatkowym. Ustawa o VAT precyzuje, iż na fakturze musi znajdować się data sprzedaży, cena za jednostkę (netto), podstawa opodatkowania danej usługi lub towaru, stawka  oraz kwota podatku, wartość należności, dane nabywcy i sprzedającego oraz stwierdzenie samego faktu sprzedaży. Zatem aby w sposób zgodny z prawem wypełnić fakturę powinny się tam znaleźć konkretne informacje takie jak:
- numer NIP obydwu stron transakcji jak i ich nazwy oraz adresy,
- oznaczenie faktury (jej numer ewidencyjny), warto dodać, że od 2011 roku nie wymagane są oznaczenia takie jak „oryginał” i „kopia”,
- konkretna data wystawienia dokumentu (dzień, miesiąc, rok) oraz datę faktycznej sprzedaży jeśli występuje różnica z datą wystawienia,
- określenie towaru lub zakres usługi,
- zakres wykonanych usług lub ilość towarów w odpowiedniej jednostce miary,
- jednostkową cenę netto
- określoną stawkę podatku (jeśli jest to obrót zwolniony z podatku musi być umieszczony napis ZW, jeśli obrót nie podlega opodatkowaniu- symbol NP czyli „nie podlega”,
- zsumowaną cenę netto towarów/usług,
- podatek od sumy sprzedaży netto,
- całościową kwotę należną (brutto).
Uwaga, w zależności od potrzeby zasadne mogą być również inne dane.