Archive for the ‘program do faktur’ Category

Oczywiście pomyłki i błędy zdarzają się każdemu. Mówi się, iż „błądzić jest rzeczą ludzką”. Wbrew pozorom wiedzą o tym nie tylko przedsiębiorcy i ludzie pracujący, ale także urzędnicy i wszyscy Ci, którzy ustanawiają prawo podatkowe i to dotyczące księgowości w naszym kraju.

Pomimo, iż większość społeczeństwa mocno narzeka na wprowadzane zmiany, w szczególności te dotyczące wartości podatku- o czym przeczytać można na inFakt- to właśnie dzięki decyzjom tych samych ludzi mamy możliwość modyfikacji błędnie wystawionych faktur. Podobnie jak w przypadku innych faktur, w Internecie znaleźć można coś takiego jak faktura korygująca wzór xls. Dzięki wyszukiwarce internetowej, wpisując odpowiednie hasło od razu trafia się na najlepsze strony internetowe, a nawet na ich fragmenty, które swoją treścią najlepiej odpowiadają wyszukiwanej frazie. Zasady i ograniczenia względem korygowania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 28 marca 2011 roku, oczywiście w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, jak i również wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania ora spisu usług i towarów co do których nie mają zastosowania ulgi od podatku towarów i świadczeń. Faktura korygująca Excel pozwala na wprowadzenie zmian do już wystawionej i zaksięgowanej faktury VAT.

Pomyłki są uwzględniane zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Ich występowanie jest rzeczą normalną i akceptowalną przez wszystkich, a nawet przez prawo. Popełnienie błędu w tym zakresie nie jest więc wielkim problemem, a błahostką możliwą do rozwiązania w ciągu kilku chwil.

Urząd skarbowy udając się na kontrole skarbowe do przedsiębiorców prowadzących indywidualną działalność gospodarczą zazwyczaj nie zwraca wcale uwagi na to, gdzie się znajduje dokumentacja księgowa. Urząd skarbowy kontroluje tylko czy faktury wystawiane i przyjmowane są w odpowiedni sposób księgowane i nic złego się nie dzieje. Jeśli wykryją jakiekolwiek podejrzane operacje księgowe na kontach bankowych przedsiębiorstwa i różne niewyjaśnione elementy bilansu księgowego, to natychmiast alarmują o tym naczelnika urzędu skarbowego. On z urzędu wszczyna już postępowanie przeciwko takowemu biuru. Biuro rachunkowe również może popełniać błędy. Czasami są to źle zaksięgowane środki trwałe, źle dokonana amortyzacja, zakup środków trwałych na ogromne sumy pieniędzy, które nigdzie nie mają potwierdzenia w przychodach przedsiębiorstwa. Każda faktura VAT musi być doskonale sprawdzona pod każdym względem. Nie może być nawet najmniejszych niedomówień. W szczególności są sprawdzane i kontrolowane wszystkie zakupy sprzętu biurowego jak i również gastronomicznego. Jeśli mając nasza dokumentacje księgową w biurze rachunkowym, dojdzie do jakiegokolwiek rodzaju problemów podczas kontroli skarbowej, to niestety, ale biuro rachunkowe nie ponosi za nie żadnej odpowiedzialności. Nawet jeśli wszystkie problemy wynikały z działalności biura, to i tak my jako przedsiębiorca ponosimy za nie całkowita odpowiedzialność. Jeśli owe błędy biura były dla nas powodem do odnotowania w budżecie straty pieniężnej, to w takim wypadku zawsze możemy dochodzić naszych roszczeń na drodze postępowania sądowego.

Faktura VAT jest to pewien bardzo ważny dokument, który jest wystawiany przez urzędników, nazywanych płatnikami podatku VAT.  Jest to dokument, który właściwie najczęściej jest wystawiany na papierze. Jest to tradycyjna i powszechnie spotykana forma wystawiania faktur. Jednak coraz bardziej popularne i łatwo dostępne są faktury elektroniczne, czyli e – faktury. Wystawianie faktur elektronicznych jest zgodne z rozporządzeniem ministra finansów, które weszło w życie w 2005 roku. Elektroniczna faktura to dokument elektroniczny, który właśnie dzięki temu rozporządzeniu jest na równi z tradycyjna fakturą wystawianą na papierze. Otóż w obecnych czasach znajdziemy tam najważniejszą informację, – czyli konkretne dane, które powinny jak wiadomo pojawić się na takiej fakturze. Trzeba również jak najbardziej przyznać, że taki pomysł i stworzenie faktur elektronicznych jest dziś dla wielu ludzi dużym ułatwieniem. Więcej informacji na ten temat możemy znaleźć oczywiście w internecie. Jednak trzeba pamiętać, że jeśli chcemy zastosować fakturę w formie elektronicznej, wcześniej musimy uzyskać zgodę od naszych kontrahentów. Tylko, jeśli uzyskamy akceptację odbiorcy możemy wystawić taką fakturę. Warto jest wspomnieć, iż zazwyczaj każda dla nas faktura VAT podlega nieco innym zasadom niż zazwyczaj pozostałe formy dokumentowania potrzebne nam w handlu. Warto jest również przede wszystkim wiedzieć, iż taka właśnie dla nas faktura nie jest ani powodem dokonania transakcji, ani dowodem księgowym.

Czym nazywamy fakturę ekologiczną? Chodzi w tym momencie oczywiście o fakturę, którą otrzymujemy bądź wystawiamy drogą elektroniczną bez drukowania jej na dzięki czemu oszczędza się papier. Oprócz tego e-faktury mają wiele innych zalet. Jednak czy możemy legalnie stosować elektroniczne fakturowanie? Dzięki ostatnim zmianom w prawie stało się to możliwe pod warunkiem spełnienia paru wymagań. Aby w ogóle rozpocząć przekazywanie komuś faktur drogą elektroniczną musimy najpierw zapytać się go o zgodę, przy czym zgoda ta może zostać udzielona drogą elektroniczną oraz może zostać cofnięta. Po uzyskaniu zgody musimy zadbać o odpowiednie archiwizowanie faktur zgodnie z wymogami prawa. Muszą one być przechowywane w niezmienionej formie oraz w sposób umożliwiający ich weryfikację w razie ewentualnej kontroli organów podatkowych. Trzeba zadbać również o możliwość ich segregacji wg konkretnych okresów. Jak długo należy przechowywać takie faktury? Termin przedawnienia jest taki sam jak w przypadku tradycyjnej (papierowej) formy dokumentacji.
Uwaga, warto nadmienić, że obecnie nie jest wymagane uwierzytelnianie przesyłanych drogą elektroniczną faktur za pomocą elektronicznego podpisu, tak jak miało to miejsce jeszcze niedawno. Ponadto nie jest wymagane umieszczanie na nich oznaczeń oryginału i kopii oraz nie jest konieczne uiszczanie podpisu na takiej fakturze.
Podsumowując: ostatnie zmiany w prawie zrównały ważność faktur tradycyjnych (papierowych) jak i elektronicznych.

Powszechne zdziwienie wzbudziła informacja, która została przedstawiona przez resort finansów dotyczącą otrzymywania e-faktur. Otóż Ministerstwo Finansów poinformowało, że przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na otrzymywanie elektronicznej wersji faktury zwanej także ekofakturą (ze względu na fakt oszczędzania papieru) nie będą mieli prawa do uzyskania ulgi podatkowej, która przysługuje w przypadku wykorzystywania normalnej papierowej faktury.
Jednakże w 2011 roku Ministerstwo Finansów zmieniło zdanie w związku ze zmianą prawa- dostosowywaniem go do e-faktur. Dzięki temu osoby, które dysponują jedynie elektronicznymi formami faktur za internet również będą mogli odliczyć wydatki na ten koszt od podatku. Należy nadmienić, że dzięki tej uldze możemy zyskać do 760 zł (faktyczna kwota różni się ze względu na działalność jaką prowadzi dana osoba itp.).
Musimy jednak pamiętać, że również w tym wypadku należy spełnić pewne wymagania aby uzyskać możliwość skorzystania z tego odliczenia- chodzi tutaj o użytkowanie internetu w miejscu zamieszkania oraz udokumentowanie tego faktu odpowiednimi fakturami. Natomiast jeśli chodzi o przedsiębiorców, którzy przy rozliczaniu korzystają z opcji podatku liniowego bądź stosują ryczałt w rozliczaniu się z podatku dochodowego to muszą oni przedstawić odpowiednią fakturę papierową lub zabezpieczoną podpisem elektronicznym- przy czym wymaganie e-podpisu jest to pewna niekonsekwencja ze strony Ministerstwa Finansów zwłaszcza, że teoretycznie nie jest on już wymagany przy otrzymywaniu e-faktur.

Zanim zdecydujemy się na wybór któregoś z serwisów oferujących usługi rachunkowości online (zakładając że taki sposób prowadzenia księgowości wybraliśmy w naszym przedsiębiorstwie) warto zapoznać się z ofertą tych serwisów , która różni się nie tylko ceną ale i oferowanymi funkcjami. Ceny wirtualnej księgowości wahają się od 30 do 80 zł miesięcznie więc jest to duża różnica w porównaniu do prowadzenia księgowości czy też samej podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez wyspecjalizowane biuro czy też osobę z odpowiednim wykształceniem (oraz taką, która uzyskała stosowne uprawnienia- pamiętajmy, że biegli rewidenci oraz doradcy podatkowi posiadają takie uprawnienia). Jakie zatem opcje oferują nam strony z księgowością? Możemy wybrać pomiędzy jedynie wystawianiem faktur (taka opcja jest zwykle bezpłatna), prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów i wieloma innym łącznie z wysyłaniem odpowiednich druków do właściwych urzędów skarbowych (co ciekawe system sam znajduje taki urząd na podstawie wprowadzonego adres siedziby). Aby poznać dokładnie system, z którego chcemy skorzystać warto jest wybrać opcję darmowego poznania aplikacji- czyli testowania części opcji bądź krótkiego okresu ważności konta, które założymy na serwisie rachunkowości online. Taki okres testowy powinien dać pewien pogląd na dany serwis.
Warto pamiętać, że fakturowanie online ma to do siebie, że należy zadbać o wystawione faktury tzn. jeśli korzystamy z opcji darmowego wydrukowania faktury sporządźmy kopie dokumentu tak aby móc go odłożyć w naszej dokumentacji (jeśli korzystamy z serwisu bez zakładania konta- w większości systemów jest to automatyczne).

W sytuacji gdy stajemy przed wyborem w jaki sposób przechowywać fakturę, którą otrzymamy w wersji papierowej zdania są podzielone. Teoretycznie można skanować otrzymane tradycyjne faktury i przechowywać je w formie elektronicznej – takie przynajmniej zdanie ma Najwyższy Sąd Administracyjny. Niestety organy podatkowe mają odmienne zdanie na ten temat- w zależności od urzędu skarbowego pod który polegamy możemy otrzymywać różne informacje na ten temat. Teoretycznie nie istnieje zapis, który nakazywałby nam przechowywanie faktur papierowych w niezmienionej formie zatem jeśli brak jest regulacji prawnej to przechowywanie elektroniczne nie jest zabronione. W tej chwili przedsiębiorcy radzą sobie w taki sposób, że oprócz zeskanowanej kopii danej faktury przechowują również oryginalną fakturę ponieważ brak jest informacji, który ze sposobów przechowywania jest właściwy. I jest to prawdopodobnie najlepsza możliwa na dzisiaj droga żaden przedsiębiorca nie będzie ryzykował wyrzucania tradycyjnych faktur na rzecz ich zeskanowanych kiedy te mogą zostać zakwestionowane przez organ kontrolujący. Niestety pomimo udogodnień wprowadzanych do administracji oraz teoretycznym ograniczeniom biurokracji często urzędnicy nie akceptują nowych rozwiązań i nie idą z duchem czasu- dlatego potrzebna jest w tym temacie jednolita regulacja prawna. Do tego czasu radzę przechowywać papierowe oryginały faktur- w razie ewentualnej kontroli lepiej mieć wszystko czarno na białym.

Wybór oprogramowania dla księgowej wiąże się również z wyborem systemu przepływu dokumentów w naszej firmie. Dostępne są różne rozwiązania, mniej lub bardziej kompleksowe. Te pokrywający szerszy zakres czynności często mogą przynieść naszemu przedsiębiorstwu duże korzyści pomimo swojej dużej ceny. Program do rachunkowości może bowiem być częścią systemu, który stworzymy w naszej firmie bądź który z powodzeniem wdrożymy (w wypadku gotowych rozwiązań). Jeśli chodzi o wybór samej aplikacji wspomagającej księgowanie to powinnyśmy zwrócić uwagę na możliwość rozszerzenia danego oprogramowania. Przy czym nie chodzi tu o moduły, aktualizacje itp. lecz o możliwość współpracy programu z systemem zarządzania firmą. Niezwykle optymalnym wyjściem jest stworzenie w naszym przedsiębiorstwie systemu, który będzie automatyzował wiele istotnych spraw. W zasadzie każdy dział w naszej firmie musiałby być podłączony do takiego systemu ale dział księgowy oraz przede wszystkim baza danych programu księgowego będzie dostarczała potrzebnych danych do funkcjonowanie tej platformy. Mowa tu o danych kontrahentów, kontaktowaniu się z nimi, sprawdzania wpłat, uruchamiania produkcji po określonym wcześniej zdarzeniu. Taki system to marzenie wielu firm- jeśli chcemy wdrożyć taką platformę w naszym przedsiębiorstwie musimy się przygotować na wydatki oraz problemy. Niestety nie będzie to proste. Za to jeśli osiągniemy cel otrzymamy firmę, która w połowie prowadzi się sama.

Niezależnie od tego czy zdecydujemy się na oprogramowanie księgowe w wersji online czy też offline warto zastanowić się jakich funkcji będziemy potrzebować w naszej firmie- i na tej podstawie dokonać wyboru. Jasne jest bowiem, że programy te dzielą się nie tylko wg ceny czy też producenta ale przede wszystkim wg udostępnianych klientowi końcowemu możliwości. Jeśli już wiemy jakie dokumenty są niezbędne w prowadzeniu księgowości w naszym przedsiębiorstwie to możemy przystąpić do analizy. Czy program oferuje funkcje, które są niezbędne w naszej firmie? Jeśli tak przechodzi dalej, jeśli oferuje te funkcje ale za pomocą dodatkowych modułów to przechodzi warunkowo a jeśli nie to oczywiście odpada. Następnie weźmy pod uwagę jaką ma opinię ten program? Czy jest stabilny i polecany przez inne firmy? Jeśli nie mamy odpowiednio wyszkolonego pracownika (i nie tylko wtedy) to powinniśmy się kierować również użytecznością danej aplikacji- czy jest łatwa w użyciu i czy ma intuicyjny interfejs? Następnie sprawdźmy czy producent często wypuszcza aktualizacje do swego oprogramowania. Przy czym weźmy pod uwagę, że jeśli są to aktualizacje naprawiające błędy a nie po prostu dostosowujące program do zmian w prawie to może to oznaczać, że aplikacja jest niestabilna i posiada wiele błędów, które nie muszą ale mogą blokować pracę działu księgowości. Ostatecznie musimy dokonać decyzji sugerując się zarówno jakością produktu jak i jego ceną- miejmy jednak większe znaczenie dla jakości, gdyż tańszy na początku produkt o gorszej jakości może nas wiele kosztować w przyszłości.

Jeżeli w naszym przedsiębiorstwie podjęliśmy decyzję co do wybrania oprogramowania używanego do fakturowania to decyzję tę powinniśmy odpowiednio przeanalizować. Czym sugerowaliśmy się wybierając dany program? Mam nadzieję, że jedynym kryterium nie była cena? Warto zwrócić uwagę na pewne funkcje, które udostępnia dane oprogramowanie- podstawowymi funkcjami są wystawianie faktur oraz sposób ich odkładania w systemie. Pamiętajmy, że jeżeli chcemy prowadzić fakturowanie elektronicznej i te dokumenty księgowe archiwizować jedynie w formie elektronicznej to muszą one być przechowywane w odpowiedniej formie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Zatem dobrze jeżeli nasze oprogramowanie posiada automatyczną funkcję archiwizowania wystawionych faktur oraz ich segregowania. Oprócz tego im więcej automatyzacji tym lepiej- nasze dane powinny automatycznie być wpisywane w fakturę, dane klienta po wybraniu ich z bazy, do której wcześniej je dodaliśmy a produkty powinny być wybierane z katalogu, który wcześniej uzupełniliśmy przy czym musi on być również w jakiś  sposób segregowany aby możliwe było odnalezienie się w gąszczu produktów- zwłaszcza jeśli nasza działalność to sklep, w którym mamy mnóstwo różnorodnego towaru.
Przydatna bywa opcja eksportu bazy danych z programu do uniwersalnej formy np. pliku Excel. Przydatne jest to zwłaszcza wtedy gdy chcemy zmienić program na inny, który lepiej wypełni nasze zapotrzebowanie. Jeśli nie będzie opcji eksportu to jesteśmy prawdopodobnie skazani na stary program chyba, że rozpoczniemy księgowanie od nowa a stare dokumenty uznamy za archiwum.