Author Archive

Podczas kontroli podatkowej w naszym przedsiębiorstwie posiadamy pewne prawa i obowiązku (przy czym nie ma znaczenia czy jest to kontrola tradycyjnej dokumentacji papierowej czy też elektronicznej). Jednym z naszych podstawowych obowiązków jest udostępnianie dokumentacji, o którą poprosi urzędnik. Jednakże może zdarzyć się sytuacji, że tej dokumentacji nie będziemy mogli udostępnić (z różnych powodów)- jakie grożą nam wtedy konsekwencje? Musimy pamiętać, że nie udostępnienie żądanych dokumentów uznawane jest za utrudnianie lub udaremnianie wykonywanie czynności służbowych urzędnika dokonującego kontroli i w efekcie stanowi czyn zabroniony i karalny. Pamiętajmy również, że jeśli umyślnie zniszczymy, uszkodzimy lub w jakiś sposób ukryjemy taki dokument przed organem kontrolującym to również wypełnia to znamiona czynu zabronionego. Karą za taki czyn może być kara grzywny wynosząca do 720 stawek dziennych i jest on uznawany za przestępstwo skarbowe. Może być również, jeśli zostaną spełnione pewne warunki, uznany za wykroczenie skarbowe, za który grozi odpowiednio mniejsza kara. Nadmienić należy również, że odpowiedzialność karna grozi nam wtedy gdy udostępnienie wymaganej dokumentacji nie doszło do skutku z powodu naszego umyślnego zachowania. Nieszczęśliwe zdarzenia i wypadki losowe stanowią okoliczność łagodzącą i w takich wypadkach nie ponosimy odpowiedzialność za zdarzenie (takie wypadki muszą być jednak odpowiednio udowodnione).

Jeśli w swoim przedsiębiorstwie zdecydowałeś się na prowadzenie elektronicznej księgowości to prawdopodobnie dużo oszczędzasz i jesteś zadowolony z takiego obrotu sprawy. Jednakże co zrobić gdy podczas prowadzonej kontroli organ kontrolujący zażąda od ciebie udostępnienia dokumentacji, którą prowadzisz elektronicznie? Wezwanie takie powinno zostać dostarczone w formie pisemnej gdzie będzie oznaczone o jakie dokumenty dokładnie chodzi, w jakiej formie mają zostać udostępnione oraz kiedy. Gdy dojdzie do właściwej czynności pobierania danych musi zostać sporządzany protokół- stroną zobowiązana do sporządzenia protokołu jest organ kontrolujący. Jeśli nasze dokumenty przechowujemy w formie określonej wytycznymi dotyczącymi przechowywanie dokumentów elektronicznych np. faktur to nie powinno być problemu z przekazaniem i odpowiednim udostępnieniem danych. Również jeśli chodzi o nasze prawa względem kontroli oraz obowiązki to sprawa wygląda tak samo jak w przypadku kontroli tradycyjnej.
Co daje taki sposób kontroli urzędowi? Otóż możliwości autoryzacji i weryfikacji danego pliku są bardzo rozległe a dodatkowo można takich danych pobrać więcej, szybciej i bez wysiłku w porównaniu do papierowej kontroli. Dzięki udogodnieniom, które daje nam nowoczesna technika kontrola w naszym przedsiębiorstwie może być przeprowadzona szybciej i sprawniej z korzyścią zarówno dla przedsiębiorcy jak i dla organu kontrolującego co sprawia, że kontrola nie jest już tak uciążliwa jak kiedyś.

Jeżeli w naszym przedsiębiorstwie podjęliśmy decyzję co do wybrania oprogramowania używanego do fakturowania to decyzję tę powinniśmy odpowiednio przeanalizować. Czym sugerowaliśmy się wybierając dany program? Mam nadzieję, że jedynym kryterium nie była cena? Warto zwrócić uwagę na pewne funkcje, które udostępnia dane oprogramowanie- podstawowymi funkcjami są wystawianie faktur oraz sposób ich odkładania w systemie. Pamiętajmy, że jeżeli chcemy prowadzić fakturowanie elektronicznej i te dokumenty księgowe archiwizować jedynie w formie elektronicznej to muszą one być przechowywane w odpowiedniej formie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Zatem dobrze jeżeli nasze oprogramowanie posiada automatyczną funkcję archiwizowania wystawionych faktur oraz ich segregowania. Oprócz tego im więcej automatyzacji tym lepiej- nasze dane powinny automatycznie być wpisywane w fakturę, dane klienta po wybraniu ich z bazy, do której wcześniej je dodaliśmy a produkty powinny być wybierane z katalogu, który wcześniej uzupełniliśmy przy czym musi on być również w jakiś  sposób segregowany aby możliwe było odnalezienie się w gąszczu produktów- zwłaszcza jeśli nasza działalność to sklep, w którym mamy mnóstwo różnorodnego towaru.
Przydatna bywa opcja eksportu bazy danych z programu do uniwersalnej formy np. pliku Excel. Przydatne jest to zwłaszcza wtedy gdy chcemy zmienić program na inny, który lepiej wypełni nasze zapotrzebowanie. Jeśli nie będzie opcji eksportu to jesteśmy prawdopodobnie skazani na stary program chyba, że rozpoczniemy księgowanie od nowa a stare dokumenty uznamy za archiwum.

Czym różnią się rozwiązania offline od rozwiązań online? Jest to oznaczenie decydujące o tym czy z taką aplikacją pracuje się poprzez internet (online) czy też jest ona dostępna lokalnie na naszym komputerze (offline). Jeśli nie możesz się zdecydować w jaki sposób chcesz prowadzić dokumentację w swojej firmie to dokonaj analizy tych dwóch sposobów. Jeśli aplikacja będzie instalowana na Twoim komputerze ma to jedną spora zaletę- program będzie dostępny zawsze, nawet jeśli nie będziesz miał dostępu do internetu. Jednakże jeżeli będziesz chciał go zaktualizować (co zdarza się często w programach księgowych bo i prawo często się zmienia) albo wysłać dokument to i tak będzie trzeba skorzystać z internetu, ma to więc znaczenie jedynie w wypadkach gdy dostawca sieci nie spełnia swoich zadań. W przypadku aplikacji online dostęp masz do niej z każdego miejsca na ziemi gdzie znajdziesz średniej jakości komputer podłączony do internetu. Aktualizacje są zwykle przeprowadzane bez Twojego udziału, automatycznie i nawet ich nie zauważasz (chyba, że program powiadamia Cię, że jest dostępna aktualizacja). Możesz też wystawić określony dokument nawet zdalnie u klienta- nie musisz jeździć z fakturami, które mogą ulec zmianie po analizie czynności wykonanych u danego klienta. Nawet jeśli chodzi o bezpieczeństwo naszych danych to aplikacje online wypadają lepiej- nawet jeśli zdarzy się pożar w serwerowni naszego serwisu rachunkowego to i tak pewnie uda się odtworzyć bazy danych z kopii zapasowych- a w firmie wystarczy awaria dysku twardego i jesteśmy bez danych na parę dni.

Jeśli dopiero co rozpoczęliśmy swoją własną działalność gospodarczą to każdy wydatek może wydawać się zbyt duży- dlatego często spotykaną praktyką wśród początkujących przedsiębiorców jest samodzielne prowadzenie księgowości. No, może nie całkiem samodzielnie ale z pomocą serwisu rachunkowości online. Koszty użytkowania takiego serwisu są nieporównywalnie mniejsze od wynajęcia księgowej bądź też wyspecjalizowanego biura rachunkowego. Biuro rachunkowe dla małej firmy to wydatek od 100 zł do 300 zł w zależności od ilości dokumentów, które będą musiały przejść przez biuro- takie firmy zwykle liczą koszt od każdego dokumentu (co jest dość logiczne- nikt nie chce zajmować się tym przecież za darmo). Natomiast jeśli spojrzymy na abonamenty serwisów rachunkowych to są one dużo mniejsze (należy jednak pamiętać, że w przypadku serwisu rachunkowości online to nadal my sami prowadzimy dokumentację i za nią odpowiadamy). Taki abonament to, w zależności od tego jakie opcje wybierzemy gdyż niektóre serwisy stopniują abonamenty wg dostępu do opcji, od 30 zł do 80 zł. Dla średniej firmy to malutka różnica, jednak ktoś kto dopiero otworzył działalność gospodarczą może uważać, że nie ma sensu oddać komuś pieniędzy jeśli nie musi tego robić i ma do tego pełne prawo. Jeszcze większy sens ma to wtedy gdy nasza dokumentacja to głównie wiele faktur na małe kwoty- biuro rachunkowe policzy od każdego dokumentu normalną stawkę (nawet tego na mała kwotę) a w rachunkowości online ilość dokumentów nie ma znaczenia.

Bieżący rok jest już czwartym, w którym można skorzystać z opcji rozliczenia się z fiskusem przez internet poprzez system e-Deklaracje. W latach poprzednich opcja ta nie była popularna ponieważ aby złożyć odpowiednią deklarację drogą internetową należało wcześniej uzyskać elektroniczny podpis, który uwierzytelniał nasze dane- bez niego nie dało się korzystać z systemu. Zmiana nastąpiła z rokiem 2009- wtedy to pojawiła się pierwsza możliwość złożenia zeznania podatkowego bez potrzeby wykorzystywania e-podpisu. Zmiana odniosła skutek- w roku 2008 jedynie niecałe pół tysiąca obywateli skorzystało z tej możliwości, za to w roku następnym była to już liczba bliska 90 tys. W kolejnym roku podjęto decyzję o rozszerzeniu możliwości składania deklaracji przez internet z wykorzystaniem systemu e-Deklaracje (bez potrzeby posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego) co zaowocowało 4-krotnym wzrostem liczby przesłanych deklaracji. W związku z pozytywnym odzewem wśród podatników w tym roku wprowadzane są kolejne deklaracje, które będzie można złożyć bez elektronicznego podpisu kwalifikowanego, będą to: PIT-16,PIT-16A,PIT19-A,PIT-28 i korekta deklaracji. Jeśli małżeństwo rozlicza się razem to nie będzie wymagane pełnomocnictwo. Dzięki tym ułatwieniom jeszcze przed końcem terminu składania deklaracji liczba przesłanych dokumentów przekroczyła sumę dokumentów w roku poprzednim. Mimo że większość osób korzysta jeszcze z papierowych odpowiedników tej dokumentacji to z czasem zostanie ona w dużym stopniu przez system e-Deklaracje.

Według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za datę powstania przychodu uważana jest dzień, w którym zostaje wystawiona faktura nawet jeśli odpowiedniej faktura nie została sporządzona to i tak termin liczy się od dnia, w którym powinna ona zostać wystawiona. Przy czym te terminy mają zastosowanie do tych podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów i ewidencjonują przychody z datą wystawienia faktury oraz są podatnikami niekorzystającymi ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. Jest to o tyle dobre rozwiązanie, że możemy ewidencjonować przychody z wystawieniem faktury a nie jak było wcześniej- w dniu wykonania usługi lub sprzedaży towaru.
Na podstawie jakich dokumentów możemy zewidencjonować przychód? Są to oczywiście faktury i zestawienia faktur z całego dnia, dowody wewnętrzne (jest to sposób ewidencjonowania przychodu  limitowany do pewnych zdarzeń i czynności), raportów z kasy fiskalnej i miesięcznego zestawienia takich raportów oraz ewidencji sprzedaży. Należy zwrócić uwagę, że odpowiednich zapisów powinniśmy dokonywać raz na dzień po zakończeniu pracy a nie później niż otwarcie dnia pracy dnia następnego.
Ewidencjonowanie obrotu przy pomocy kas fiskalnych wygląda podobnie w sposób opisany w odrębnych przepisach prawa- dobowe raporty z kasy muszą być skorygowane o wartości zwrotów (a te powinny również wynikać z prowadzonej niezależnie ewidencji). Zapisy takie mogą być wykonywane raz w miesiącu na koniec każdego miesiąca przy wykorzystaniu zestawień raportów dobowych.

Pomimo dostępnych szablonów oraz przykładów czasami można mieć wątpliwość co powinno znajdować się na wystawianej przez nas fakturze- w takim wypadku należy odnieść się do przepisów VAT, które choć nie precyzują na sztywno szablonu faktury to jednak opisują jaka treść musi znaleźć się na takim dokumencie podatkowym. Ustawa o VAT precyzuje, iż na fakturze musi znajdować się data sprzedaży, cena za jednostkę (netto), podstawa opodatkowania danej usługi lub towaru, stawka  oraz kwota podatku, wartość należności, dane nabywcy i sprzedającego oraz stwierdzenie samego faktu sprzedaży. Zatem aby w sposób zgodny z prawem wypełnić fakturę powinny się tam znaleźć konkretne informacje takie jak:
- numer NIP obydwu stron transakcji jak i ich nazwy oraz adresy,
- oznaczenie faktury (jej numer ewidencyjny), warto dodać, że od 2011 roku nie wymagane są oznaczenia takie jak „oryginał” i „kopia”,
- konkretna data wystawienia dokumentu (dzień, miesiąc, rok) oraz datę faktycznej sprzedaży jeśli występuje różnica z datą wystawienia,
- określenie towaru lub zakres usługi,
- zakres wykonanych usług lub ilość towarów w odpowiedniej jednostce miary,
- jednostkową cenę netto
- określoną stawkę podatku (jeśli jest to obrót zwolniony z podatku musi być umieszczony napis ZW, jeśli obrót nie podlega opodatkowaniu- symbol NP czyli „nie podlega”,
- zsumowaną cenę netto towarów/usług,
- podatek od sumy sprzedaży netto,
- całościową kwotę należną (brutto).
Uwaga, w zależności od potrzeby zasadne mogą być również inne dane.